Рубрики

Домой » Новости » Блоги компаний » Как сократить время, проводимое на совещаниях?

Как сократить время, проводимое на совещаниях?

В многих компаниях, особенно средних и, тем более, крупных, многочисленные совещания можно смело назвать одной из составляющих довольно своеобразной «корпоративной культуры», причем и рядовые сотрудники, и руководители проводят на них приличную часть своего рабочего времени.

potential1

Экспертные оценки значительно отличаются друг от друга, однако даже наиболее консервативные эксперты признают, что совещания «съедают» никак не меньше 10-15% времени, при этом сами участники подобных совещаний примерно в 80% случаях признают, что на них они просто «убивают время».

Наша практика свидетельствует о том, что основной причиной столь существенных «временных потерь» на совещаниях является отсутствие у них четкой структуры (во всех смыслах этого слова).

Для многих отечественных компаний вполне типичной является ситуация, в которой «рабочие» совещания собираются спонтанно, предполагают обязательное (или, как минимум, крайне желательное) присутствие большого количества сотрудников и, как это ни парадоксально, не имеют внятного плана (пусть даже очень приблизительного) их проведения. Вполне закономерно, что в подобных условиях практически все они неизбежно затягиваются, зачастую превращаясь, особенно при обсуждении «острых» вопросов, в подобие восточного базара.

При этом существует несколько очень простых и одновременно действенных инструментов, позволяющих значительно сократить время, проводимое сотрудниками на совещаниях.

%d0%b2%d1%80%d0%b5%d0%bc%d1%8f

Во-первых, по возможности необходимо четко определить круг тех сотрудников, которые должны появляться на «стандартных совещаниях» (к примеру, на еженедельных «планерках»).

Практика показывает, что во многих отечественных компаниях на подобных регулярных совещаниях присутствует достаточно много «лишних людей», т. е. тех сотрудников, которым без малейшего ущерба для работы можно просто не появляться на них. В частности, одной из самых распространенных ситуаций является присутствие сразу нескольких сотрудников от одного из структурных подразделений компании (в основном – «для статуса» или «потому что всегда так было»), причем, как правило, в обсуждении принимает участие всего один из них, а остальные – нередко 2-3 человека – предпочитают «отмалчиваться».

Во-вторых, полезно установить лимит на общую продолжительность совещания.

Логичнее всего установить предельно допустимую продолжительность совещания (как вариант – 1 час), а затем, отталкиваясь от нее, установить продолжительность «типовых» совещаний (к примеру, еженедельное оперативное совещание – 30 минут; тематическое совещание, посвященное рассмотрению конкретного вопроса, – 45 минут и т. д.).

В-третьих, любое совещание должно предполагать наличие плана, который должен заранее рассылаться по электронной почте всем его участникам. Ответственным за составление и рассылку плана совещания должен быть его инициатор.

Наличие плана совещания дает одно большое преимущество: к моменту начала совещания все его участники понимают, о чем конкретно будет идти на нем речь. Согласно зарубежным исследованиям, без плана совещания его первые 5-10 минут проходят с минимальной результативностью (иными словами, сотрудники тратят это время на то, чтобы понять «зачем все здесь собрались?»).

marchenko-3Марченко Мария

Консалтинговая группа «Потенциал»

Мы делаем бизнес прибыльнее!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

   


Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: